 Visus & Microsoft Office
|
Het gebruik van Microsoft Office, en met name Word en Outlook, heeft in de afgelopen jaren een ongekende vlucht genomen. Gebruikers ervaren echter problemen als het erom gaat de aangemaakte documenten en e-mail verkeer overzichtelijk per project of relatie te bewaren.
Documenten en processen
Wie in zijn dagelijks werk contacten onderhoud met klanten en in het licht daarvan correspondentie, mail en notities bewaart, verricht deze activititeiten altijd in het kader van een bepaald bedrijfsproces: acquistie, incasso, relatiebeheer. De standaard tools van Microsoft Office houden hier op geen enkele wijze rekening mee.
De tekortkoming van de Windows Verkenner is dat bestanden altijd maar in één map kunnen worden bewaard. Er bestaan geen goede mogelijkheden om bestanden op verschillende zinvolle te bewaren of voor anderen op te presenteren. Bijvoorbeeld per relatie, én tegelijkertijd per project, en per type document (offerte, notitie, gespreksverslag, etc.). Het delen van informatie over lopende zaken en ontwikkelingen met collega’s wordt daardoor onmogelijk gemaakt.
Moderne ontwikkelingen als de opkomst van e-mail en flexibeler arbeidsverhoudingen maken dit probleem alleen maar groter. Zo kan bijvoorbeeld Outlook e-mail niet zonder méér met de Verkenner worden opgeslagen. En gebruikers die regelmatig niet vanuit kantoor werken – projectleiders of buitendienst medewerkers – kunnen de informatie op fileservers moeilijk of niet bereiken.
Visus
Visus is een web enabled, tijdsbesparend informatiesysteem dat aan deze knelpunten tegemoet komt. Met Visus kunnen gemakkelijk gegevens van relaties, zoals een telefoonnummer of e-mail adres, centraal worden vastgelegd en gedeeld met collega’s. En behalve de relatiegegevens, worden ook alle met een relatie samenhangende documenten en bestanden toegankelijk gemaakt.
Windows Verkenner
De informatie die bij een relatie kan worden vastgelegd is zeer divers: MS Word documenten, Excel spreadsheets, e-mail, presentaties en bestanden: alles wordt overzichtelijk bij de relatiekaart opgeslagen. Voor wat betreft de navigatie presenteert Visus deze informatie met hetzelfde gebruikersgemak als de Windows Verkenner. Alleen, gebruikers hebben met Visus nu de beschikking over tientallen verschillende dwarsdoorsneden (per organisatie, per contactpersoon, per auteur, per type document, etc.).
De “i-Clip”: electronische paperclip voor Office
Een “i-clip” is een electronische paperclip, dat wil zeggen een optie om samenhangende informatie bij elkaar te houden op basis van een willekeurig aanleiding. Denk bijvoorbeeld aan een project. Of aan brieven, notities en e-mail die met de afhandeling van bijvoorbeeld een commerciële informatie-aanvraag, een klacht of een incasso-traject samenhangen. Documenten die met een i-Clip samengebracht zijn, zijn op hun beurt in overzichtelijke weergaven terug te vinden. Daarmee komt een volledig beeld van de afhandeling van een bepaald proces tot stand voor alle daarbij betrokken medewerkers.
Internet Explorer
Alle gegevens liggen vast in een centrale (IBM) database die benaderd wordt met Microsoft Internet Explorer. De database kan via het internet letterlijk vanaf elke plek in de wereld worden bereikt, wat het systeem ook heel geschikt maakt voor organisaties met meerdere vestigingen of thuiswerkers. De toegang tot de applicatie is echter goed beveiligd, zodat alleen geautoriseerde gebruikers informatie kunnen toevoegen of raadplegen.
Off-line toegang
Hoewel Visus web-enabled is, wil dat niet zeggen dat voor het gebruik van de toepassing altijd toegang tot het netwerk of het internet is vereist. Gebruikers hebben de mogelijkheid om Visus desgewenst op een notebook te installeren en periodiek de gewijzigde of toegevoegde gegevens met de netwerk-versie uit te wisselen.
Dit document in PDF formaat
|
|
|
|
Log in 
